Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen? Mit diesen 4 Tools klappt’s

Dienstreisen gehören für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum beruflichen Alltag. Mitarbeiter besuchen Kunden, nehmen an Messen teil oder koordinieren vor Ort Projekte. Damit verbunden ist aber auch immer die Herausforderung, die Arbeitszeit korrekt zu erfassen. Die Grenzen können nämlich gerade unterwegs leicht verschwimmen. Was gehört zu einer Dienstreise und was nicht? Wann beginnt die Arbeitszeit und was steht im Arbeitsvertrag? Gehört die Reisezeit mit dem eigenen Pkw oder einem öffentlichen Verkehrsmittel bereits dazu? Außerdem stellt sich die Frage, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Zeiten rechtssicher dokumentieren können.

Die Regelungen zu den Dienstreisezeiten und den Höchstarbeitszeiten sind im Tarifvertrag nicht immer leicht zu durchschauen und führen oft zu Unsicherheiten. Dazu kommt, dass mobile Mitarbeiter im Schnitt länger arbeiten als stationär tätige Arbeitnehmer und Dienstreisezeiten oft nur ungenau erfasst werden. Für dich als Arbeitgeber ist das ein Risiko: rechtlich, organisatorisch und finanziell. Um Probleme mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) oder organisatorische und finanzielle Risiken zu vermeiden, brauchst du moderne Lösungen zur Zeiterfassung.

Dienstreise, Dienstgang oder Wegezeiten: Was gilt eigentlich wann?

Bevor wir uns mit den Tools beschäftigen, lohnt sich der Blick auf die verschiedenen Begriffe, denn diese sorgen in der Praxis immer wieder für Verwirrung. Schließlich ist nicht jede Bewegung außerhalb des Betriebs eine Dienstreise, ebenso ist ein Dienstgang keine Geschäftsreise.

Unabhängig von der Tätigkeit liegt eine Dienstreise dann vor, wenn deine Mitarbeiter vorübergehend außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte arbeiten. Ein typisches Beispiel ist der Kundentermin vor Ort. Aber auch Fahrten zu Meetings oder Projekten in anderen Städten zählen dazu.

Dagegen ist ein Dienstgang ein kurzer beruflicher Weg im direkten Umfeld, etwa zum Amt oder zur Bank. Ob dafür ein Firmenfahrzeug oder ein privates Verkehrsmittel genutzt wird, spielt in dem Fall keine Rolle.

Als Wegezeiten werden hingegen die normalen Arbeitswege zwischen der Wohnung und dem Betrieb bezeichnet. Hier handelt es sich also ebenfalls um keine Dienstreise.

Gut zu wissen: Als Arbeitgeber solltest du dich mit dem ArbZG und mit den Definitionen der Begriffe unbedingt auskennen, denn sie haben einen direkten Einfluss auf den Arbeitsvertrag und die Erfassung der Arbeitszeit.

Reisezeit vs. Arbeitszeit: Das sagt das Arbeitsrecht

Was zählt eigentlich als Arbeitszeit? Diese Frage ist bei Dienstreisen ein häufiger Stolperstein. Da die entsprechende Zeitspanne nicht selten mehrere Stunden und Tage (auch übers Wochenende) umfasst, ist die Unterscheidung in dem Fall sehr wichtig.

Aktive Tätigkeiten während der Reise zählen als Arbeitszeit. Das heißt, sobald deine Mitarbeiter während der Reise tatsächlich arbeiten, gilt diese Zeit grundsätzlich als Arbeitszeit. Dazu zählen zum Beispiel:

• die Teilnahme an Online-Meetings
• das Schreiben und Beantworten von E-Mails
• das Arbeiten an Präsentationen
• oder Telefonate mit Kunden.

Entscheidend ist dabei, dass eine konkrete Arbeitsleistung vorliegt. Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer zwei Stunden im Zug sitzt oder im Hotel wartet.

Die passive Reisezeit müssen wir etwas differenzierter betrachten, denn maßgeblich ist immer der jeweilige Kontext.

• Die Mitfahrt als Beifahrer (im Taxi oder in der Bahn): Diese Stunden gelten oft nicht automatisch als Arbeitszeit.
• Selbst gefahrene Strecken im Auftrag des Unternehmens gelten nach den Regelungen als Arbeitszeit. Der Grund: Der Arbeitnehmer ist während dieser Fahrtzeit aktiv eingebunden und kann keine freie Zeitgestaltung wahrnehmen.
• Außerhalb der regulären Arbeitszeit: Diese Zeiten werden häufig nicht vollständig als Arbeitszeit angerechnet.

Das Bundesarbeitsgericht hat diesbezüglich 2018 eine wichtige Grundsatzentscheidung getroffen (Az. 5 AZR 553/17). Demnach gilt: Erforderliche Reisezeiten im Interesse des Arbeitgebers können grundsätzlich wie Arbeitszeit zu vergüten sein. Ob diese Zeit zugleich als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes gelten, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

Für dich als Arbeitgeber bedeutet das, dass du in deinem Unternehmen klare Regelungen für Dienstreisen festlegen und Leitlinien definieren musst. Diese könnten zum Beispiel festlegen:

• welche Reisezeiten als Arbeitszeit gelten
• ob und wie passive Stunden vergütet werden
• wie mit Dienstreisen außerhalb der regulären Arbeitszeit umgegangen wird
• welche Dokumentation beispielsweise für dienstliche Fahrten und Fahrzeiten erwartet wird

Orientieren kannst du dich dabei am Arbeitszeitgesetz, das die maximale Arbeitszeit und die Ruhezeiten vorgibt.

Diese Funktionen sollten Tools zur Zeiterfassung bei Dienstreisen mitbringen

Damit die Erfassung der Arbeitszeit auf Dienstreisen wirklich funktioniert und es keine Probleme bei der Vergütung gibt, reicht eine einfache Stempeluhr nicht aus. Moderne Lösungen müssen heute mobil, flexibel und möglichst rechtssicher sein. Achte vor allem auf die folgenden Funktionen:

• Die mobile Nutzung per App: Deine Mitarbeiter müssen Arbeitszeiten und Ruhezeiten direkt unterwegs erfassen können, von der Anreise über die Übernachtung bis zur Abreise.
• Die GPS- oder Standorterfassung: Sie hilft bei der Nachvollziehbarkeit von Dienstreisen, Arbeitszeiten und Fahrzeiten.
• Die Offline-Funktionalität: Sie ist besonders bei Reisen ohne stabile Internetverbindung wichtig.
• Die Projekt- und Kundenzuordnung: Alle Zeiten sollten möglichst direkt einem Auftrag oder Kundentermin zugeordnet werden können.
• Automatische Auswertungen: Reports erleichtern dir die Kontrolle, Abrechnung und Vergütung der erfassten Zeiten.
• Die rechtssichere Dokumentation: Wichtig, damit die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

Vier Tools, die die Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen erleichtern

Auf dem Markt gibt es in puncto Dienstreisen und Arbeitszeiten viele Anbieter. Wir stellen dir vier Lösungen vor, die sich besonders gut für Betriebe eignen.

1.    Clockify: Flexibel und kostenlos

Clockify ist immer dann ideal, wenn du eine unkomplizierte Lösung bei Dienstreisen suchst. Deine Mitarbeiter können die Zeiten per Timer oder manuell erfassen. Das funktioniert auch mobil während der Dienstreise. Besonders praktisch ist die Projektzuordnung: Die Reisezeiten lassen sich den Kunden oder Aufgaben direkt zuweisen. Außerdem sorgt der Offline-Modus dafür, dass auch ohne Internet nichts verloren geht. Für dich als Arbeitgeber liefern übersichtliche Reports eine gute Grundlage für die Abrechnung und fürs Controlling. Besonders attraktiv: Die Basisversion ist komplett kostenlos und damit auch ideal für kleinere Teams.

2.    TimeTac: Rechtssicher und strukturiert

TimeTac ist perfekt auf Betriebe im DACH-Raum zugeschnitten. Du profitierst mit dem Tool von einer DSGVO-konformen Datenspeicherung und innovativen Prozessen. Deine Mitarbeiter können Arbeits-, Reise- und Ruhezeiten getrennt erfassen: Das ist bei Dienstreisen ein enormer Vorteil. Somit gelingt den Arbeitnehmern eine saubere und rechtssichere Dokumentation, die auch bei Prüfungen Bestand hat. Kleines Extra: Zusätzlich stehen dir praktische Funktionen für die Urlaubsplanung und für Abwesenheiten zur Verfügung.

3.    Toggl Track: Perfekt für projektbasierte Teams

Toggl Track überzeugt durch eine intuitive Bedienung. Deine Mitarbeiter starten die Arbeitszeiten ganz einfach per Klick und ordnen sie direkt den Projekten zu. Das ist gerade unterwegs, in stressigen Phasen oder bei wechselnden Aufgaben, sehr praktisch. Die Auswertungen der Arbeitszeiten sind sehr detailliert. Du erkennst genau, wie viel Zeit in Reisen, Meetings oder Projekte fließt. Zudem machen die verschiedenen Integrationen das Tool zu einer sehr flexiblen Lösung. Extra-Pluspunkt: Die übersichtliche Visualisierung der Daten hilft dir dabei, eventuelle Optimierungspotenziale bei Arbeits- und Reisezeiten zu identifizieren.

4.    Crewmeister: Praxisnah für Reisen

Crewmeister wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt. Das Tool ist wie eine mobile Stempeluhr aufgebaut und funktioniert so intuitiv, dass auch weniger technikaffine Mitarbeiter gut zurechtkommen. Die optionale GPS-Funktion ist für Dienstreisen sehr hilfreich, denn mit ihrer Hilfe lassen sich alle Einsatz- und Zielorte eindeutig nachvollziehen. Ebenso kannst du Arbeitszeiten in Echtzeit einsehen und bei Bedarf direkt eingreifen, wenn Unstimmigkeiten auftreten.

Das richtige Tool für deinen Betrieb finden

Wenn deine Arbeitnehmer regelmäßig unterwegs sind, ist eine zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten unverzichtbar. Deshalb solltest du ein modernes Tool zur Arbeitszeiterfassung in Betracht ziehen. Welche Lösung zu deinem Unternehmen am besten passt, hängt vor allem von deinen Anforderungen ab. Überlege dir daher zuerst, worauf du besonderen Wert legst: Ist dir hauptsächlich die Rechtssicherheit wichtig, eine einfache Bedienung oder doch eher eine detaillierte Auswertung?

Nimm dir Zeit, verschiedene Anbieter zu testen und miteinander zu vergleichen. Hole außerdem Feedback von deinem Team ein, denn das kann am besten einschätzen, welche Funktionen im Arbeitsalltag und für die Abläufe im Unternehmen wirklich hilfreich sind. Mit dem richtigen Tool lassen sich Arbeits-, Reise- und Ruhezeiten klar voneinander trennen und zuverlässig dokumentieren.