Mitarbeitern Feedback geben: Wertschätzend und trotzdem effektiv

Jedes Jahr untersucht die Gallup-Studie mit dem Engagement Index, wie es um das Verhältnis von Mitarbeitern zu ihren Vorgesetzten und zum Arbeitgeber steht. 2024 kamen deutsche Unternehmen dabei nicht besonders gut weg: Nur neun Prozent der Arbeitnehmer gaben an, eine hohe emotionale Bindung an ihr Unternehmen zu haben. Dabei leisten 78 Prozent lediglich „Dienst nach Vorschrift“, und 13 Prozent haben innerlich sogar schon gekündigt. Laut Studie kommt hinzu, dass der Umgangston im Unternehmen deutlich rauer geworden und dass das Vertrauen in die Führungskräfte stark gesunken ist.

Wie gehst du nun mit solchen Ergebnissen um? Wichtig ist erstmal, dass sich deine Mitarbeiter ernst genommen fühlen. Ein konstruktives und gleichzeitig wertschätzendes Feedback muss eine wesentliche Aufgabe deiner Führungsarbeit sein. Schließlich zeigt die Studie auch, dass Beschäftigte, deren Stärken anerkannt und benannt werden, ihrem Unternehmen achtmal häufiger emotional stark gebunden sind. Wie funktioniert also ein effektives Feedback, das sowohl die Fähigkeiten der Angestellten würdigt als auch ihre Weiterentwicklung ermöglicht?

Warum ist es so wichtig, den Mitarbeitern Feedback zu geben?

Weitere Untersuchungen, etwa die Cubia-Studie 2023 und die Studie 2024 „Entwicklungsgespräche und Leistungsbeurteilung in deutschen Unternehmen“ von der KÖNIGSTEINER Gruppe, bestätigen dieses Bild: Mitarbeiter, die regelmäßig gut strukturierte Feedbackgespräche erhalten, sind eher zufrieden als jene, die nur selten oder eine schlecht umgesetzte Rückmeldung bekommen.

Der Grund liegt auf der Hand: Durch ein konstruktives Gespräch mit der Führungskraft verstehen Mitarbeiter, wie ihre Leistung und ihr Verhalten im Team sowie bei Vorgesetzten ankommen. Das gibt ihnen die Chance, Maßnahmen zu ergreifen, um sich weiterzuentwickeln und gegebenenfalls zu verbessern. Was im Feedbackgespräch besprochen wird, deckt sich nämlich nicht immer mit der eigenen Wahrnehmung, liefert aber wertvolle Impulse für die Zukunft.

Das funktioniert jedoch nur mit einer richtigen Feedbackkultur. Andernfalls kommt es schnell zu Missverständnissen, weil die Botschaft falsch aufgefasst wird. Oder noch schlimmer: Die Situation eskaliert. Wenn du deinen Mitarbeitern Feedback geben willst, solltest du daher vor dem Gespräch einige Feedbackregeln verinnerlichen. Wir zeigen dir nachfolgend Methoden, Tipps und Beispiele, die ein konstruktives Feedback erleichtern.

Die wichtigsten Feedbackregeln und Methoden für eine wertschätzende Feedbackkultur

Möchtest du einem Mitarbeiter Feedback geben, dann sollte dies immer bestimmten Regeln folgen und einem klaren Ziel dienen: Du willst eine Situation im Unternehmen, im Team oder unter den Kollegen verbessern. Damit diese Botschaft auch klar ankommt, solltest du auf folgende Regeln achten:

• Kritik sollte niemals verletzend formuliert werden, deshalb ist eine positive Grundhaltung. Mache nicht den Fehler, lediglich Frust abzulassen, sondern sorge dafür, dass das Feedbackgespräch zur Weiterentwicklung dient.
• Führe das Gespräch stets persönlich und in ruhiger Atmosphäre und plane dafür ausreichend Zeit ein. Sollte das Feedbackgespräch von Angesicht zu Angesicht nicht möglich sein, kann es auch online stattfinden.
• Wer Feedback geben will, sollte außerdem nicht zu lange warten. Das Gespräch sollte zeitnah erfolgen, damit deine Mitarbeiter den Bezug zur Situation herstellen können. Beobachtest du ein unerwünschtes Verhalten oder eine zu kritisierende Leistung, sprich die Person direkt an und vereinbare zeitnah ein Treffen für das persönliche Gespräch.
• Zu den Feedbackregeln gehört auch, den Dialog bewusst zu fördern. Gib den Mitarbeitern die Gelegenheit, ihre Sichtweise ausführlich darzustellen und auf Wunsch Fragen zu stellen. Höre ihnen aktiv zu und unterbrich sie nicht.
• Pauschalierungen sind dabei kontraproduktiv. Beziehe dich stets auf konkrete Situationen oder Vorkommnisse und übe ausschließlich sachliche Kritik. Nicht die Person selbst wird kritisiert, sondern das Verhalten oder die Leistung der Person.
• In der Feedbackkultur hat sich der sogenannte Sandwich-Ansatz bewährt: Du beginnst mit einer positiven Botschaft, um im Anschluss konstruktives Feedback zu geben. Den Abschluss des Feedbacks bildet wiederum eine positive Bestärkung.
• Im Allgemeinen folgen die Feedbackregeln einer Richtung: Eine Führungskraft soll im Gespräch nicht mit Lob sparen und das Positive stets hervorheben.

Feedback geben: Beispiele für Formulierungen

Denke daran, konstruktives Feedback stets mit einem unterstützenden Ton zu verbinden. Schließlich geht es darum, dem jeweiligen Mitarbeiter in seiner Entwicklung zur Seite zu stehen und ihm dabei zu helfen, seine Fähigkeiten zu verbessern, damit er sein Potenzial voll entfalten kann. Die Feedbackregeln sehen zwar keine speziellen Formulierungen vor, dennoch können folgende Beispiele für ein Gespräch hilfreich sein.

• „Danke, dass Sie sich Zeit nehmen. Mir ist wichtig, dass wir offen und persönlich über Ihre Leistung und unsere Zusammenarbeit sprechen.“
• „Für unser Unternehmen sind Ihre Ideen sehr wertvoll. Gleichzeitig wäre es hilfreich, wenn Sie Ihren Kollegen im Team die Möglichkeit geben, eigene Vorschläge einzubringen.“
• „Ihre Liebe zum Detail ist uns positiv aufgefallen. Im Projekt XY führte sie jedoch zu Verzögerungen, weil mehrere zusätzliche Meetings notwendig wurden. Das haben einige Mitarbeitende als zeitraubend empfunden. Es wäre gut, wenn Sie zukünftig stärker auf die Balance zwischen Detailgenauigkeit und Termintreue achten.“
• „In den letzten Meetings haben Sie sich eher zurückgehalten. Dabei ist Ihre Expertise wertvoll, und es wäre mein Wunsch, dass Sie sich öfter einbringen. Das bringt unsere Projekte und das Unternehmen voran.“
• „Sie besitzen hervorragende kommunikative Fähigkeiten. In der schriftlichen Kommunikation sollten Sie allerdings stärker auf Flüchtigkeitsfehler achten. Dem Kunden XY ist aufgefallen, dass…“

Tipp: Als Führungskraft und Feedbackgeber hältst du nach dem Gespräch den Kontakt mit dem Mitarbeiter und meldest dich regelmäßig bei ihm. So siehst du, ob Fortschritte stattfinden und das besprochene Ziel näher rückt. Dabei ist es wichtig, dass du die Bemühungen und Verbesserungen anerkennst und für Bestätigung sorgst.

Feedback geben und Reaktionen meistern

Wenn Vorgesetzte Feedback geben wollen, stehen sie vor einigen Herausforderungen. Manche Mitarbeiter haben Angst vor dem Feedbackgespräch, vor Kritik und sogar vor dem Feedbackgeber. In ihrer Wahrnehmung ist das Gespräch eine Belastung oder sogar eine Bedrohung. Gerade in diesen Fällen ist die Einhaltung der Feedbackregeln entscheidend.

Andere reagieren nach einer konstruktiven Rückmeldung defensiv – sie ziehen sich innerlich zurück. Hier ist es sinnvoll, die Person zu einer offenen Haltung zu ermutigen. Stelle klar, dass das Feedback nicht als reine Aufzählung von Fehlern zu verstehen ist, sondern als Chance zur Weiterentwicklung, zur Verbesserung und zum Lernen.

Schwierig wird es, wenn das Vertrauen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern bereits beeinträchtigt ist. In solchen Fällen können die Feedbackregeln und -methoden kaum ihre Wirkung entfalten. Befindest du dich in einer solchen Situation, ist es zunächst wichtig, verlorenes Vertrauen wieder aufzubauen. Das gelingt, indem du eine offene Kommunikation förderst, Verlässlichkeit signalisierst und sämtliche Zusagen aus vorherigen Gesprächen konsequent einhältst. Langfristig gesehen schafft eine offene Feedbackkultur Transparenz und stärkt das Vertrauen zwischen Führungskräften und Belegschaft.