Absage nach dem Vorstellungsgespräch: Muster für höfliche Formulierungen
Eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch gehört in Unternehmen zum guten Ton und ist ein wichtiger Bestandteil einer respektvollen Kommunikation. Bewerber, die Zeit und Mühe in ihre Bewerbung und die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch investiert haben, erwarten zu Recht eine Rückmeldung. Das Absageschreiben, ggf. mit dem Rückversand der Bewerbungsunterlagen ist ein Zeichen der Wertschätzung und hält ein gutes Arbeitgeberimage aufrecht.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist ein gutes Unternehmensimage von entscheidender Bedeutung. Gerätst du durch schlechte Bewertungen von ehemaligen Kandidaten in die Kritik, kann sich das schnell auf die öffentliche Wahrnehmung als Arbeitgeber auswirken. Lege daher Wert darauf, Bewerbungsabsagen respektvoll und gesetzeskonform zu formulieren. Dieser Beitrag zeigt dir anhand von Vorlagen und Tipps, worauf es beim Absageschreiben ankommt.
Grundregeln für die Absage nach dem Vorstellungsgespräch
Bewerber erwarten nach einem Vorstellungsgespräch zeitnah eine Rückmeldung des Unternehmens, damit sie sich nach dem erfolglosen Bewerbungsprozess schnell neu orientieren können. In deinem Schreiben solltest du kurz erläutern, warum die Entscheidung auf einen anderen Bewerber gefallen ist. Du kannst auch gegebenenfalls anbieten, den unterlegenen Bewerber in deinen Talent-Pool aufzunehmen.
Ist das Absageschreiben wertschätzend formuliert, bleibt ein gutes Verhältnis zwischen dir als Arbeitgeber und dem Interessenten bestehen. Das ist besonders wertvoll, wenn die Bewerbungsunterlagen und das Gespräch ansprechend waren und du künftig weitere Stellen besetzen möchtest.
Ein zentraler Punkt ist außerdem die Beachtung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Es verbietet Diskriminierung etwa aufgrund von Geschlecht, Alter, Religion und Herkunft sowie sexueller Orientierung oder Behinderung. Vermeide daher unbedingt Formulierungen, die auf einen Verstoß gegen das AGG hindeuten könnten. Unsere Formulierungshilfen für die Absage nach dem Vorstellungsgespräch bieten eine rechtssichere Orientierung.
Aufbau der Absage nach dem Vorstellungsgespräch
Die Absage nach dem Vorstellungsgespräch folgt einem strukturierten Aufbau:
- Betreffzeile
- persönliche Anrede am Anfang
- Dank für die Bewerbung und Ausdruck der Wertschätzung
- höflich formulierte Absage
- kurze Begründung
- ermutigende Schlussworte
Auch wenn dieser Hinweis profan erscheint: Der Betreffzeile kommt eine hohe Bedeutung zu. Sie sollte sich konkret auf die Bewerbung beziehen, für die die Absage erteilt wird. Nenne die Position, auf die sich der Kandidat beworben hat, und erwähne explizit die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch mit Datum.
Beginne mit einer persönlichen Anrede mit Namen des Bewerbers, um das Absageschreiben nicht unpersönlich wirken zu lassen. Dies unterstreicht die Wertschätzung ebenso wie der nachfolgende Dank für das Interesse an der Mitarbeit im Unternehmen und die Teilnahme am Gespräch.
Jetzt erst folgt die Mitteilung der eigentlichen Absage. Diese Entscheidung sollte in Form einer höflich, jedoch klar formulierten Begründung erläutert werden, auch um dich von weiteren Nachfragen zu entlasten. Der Bewerber erwartet schließlich Absagegründe, um deine Entscheidung gegen ihn besser nachvollziehen zu können. Du kannst zum Beispiel darauf hinweisen, dass die Qualifikationen des Kandidaten nicht optimal zum Anforderungsprofil der Stelle passen. Eine noch elegantere Lösung ist es, hervorzuheben, dass ein Mitbewerber die Anforderungen in noch besserem Umfang erfüllt hat.
Wesentlich ist ein ermunterndes Schlusswort, das die Enttäuschung des abgelehnten Bewerbers mildert und ihm bestenfalls eine Perspektive bietet. Gute Wünsche für die berufliche Zukunft sind bei der Schlussformel Standard. Fiel dir die Bewerberauswahl für die konkrete Stelle sehr schwer und passt auch der abgelehnte Interessent gut ins Unternehmen, lohnt es sich, ihm eine Aufnahme in deinen Talent-Pool anzubieten. So kannst du später auf den Kandidaten zurückgreifen, wenn noch einmal Personalbedarf besteht.
Formulierungsbeispiele für das Absageschreiben
Unsere Muster für Formulierungen erleichtern dir das Schreiben der Absage nach dem Vorstellungsgespräch, die alle wesentlichen Punkte enthalten und korrekt formuliert sind. Wir geben dir zu jedem Teil des Absageschreibens unterschiedliche Anregungen, die du individuell auf das Profil der abgelehnten Bewerber abstimmst. Auch auf eine Initiativbewerbung ist eine Bewerbungsabsage angebracht, die einem ähnlichen Aufbau folgt. Wir beschränken uns an dieser Stelle jedoch auf Tipps zum Schreiben der Absage nach dem Vorstellungsgespräch.
Formulierungshilfen für den Einstieg in die Bewerbungsabsage
Muster 1:
Wir bedanken uns sehr herzlich für Ihre Bewerbung und das freundliche Gespräch am [Datum]. Sie haben uns einen guten Eindruck von Ihren Fähigkeiten vermittelt.
Muster 2:
Herzlichen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Wir haben uns gefreut, Sie im Vorstellungsgespräch am [Datum] persönlich kennenzulernen und einen Eindruck von Ihren fachlichen Qualitäten zu bekommen.
Muster 3:
Vielen Dank für das angenehme Gespräch am [Datum] und für die Zeit und Mühe, die Sie investiert haben, um sich persönlich in unserem Unternehmen vorzustellen. Sie haben einen positiven Eindruck hinterlassen und uns von Ihrer fachlichen Kompetenz überzeugt.
Vorlagen für Formulierungen der Absage mit Gründen
Formulierungshilfe 1:
Leider müssen wir Ihnen mit Bedauern mitteilen, dass unsere Wahl auf einen Mitbewerber gefallen ist, der unserem Anforderungsprofil noch besser entsprochen hat.
Formulierungshilfe 2:
Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen. Letztlich hat eine andere Kandidatin aufgrund ihrer Qualifikationen und Fachkenntnisse unsere Anforderungen noch etwas genauer erfüllt.
Formulierungshilfe 3:
Leider sehen wir aktuell keine Möglichkeit, Ihre Bewerbung zu berücksichtigen. Der Grund dafür liegt an der großen Zahl qualifizierter Bewerber mit nahezu identischen Kompetenzen, was uns die Auswahl sehr schwer gemacht hat.
Aufmunternde Schlussworte für Bewerber
Muster 1:
Wir bedauern außerordentlich, Ihnen diesmal eine Bewerbungsabsage erteilen zu müssen, wünschen Ihnen jedoch alles Gute für den weiteren beruflichen Werdegang.
Muster 2:
Vielen Dank nochmals für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Für Ihre berufliche und persönliche Zukunft wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg.
Muster 3:
Da Sie uns mit Ihren Qualifikationen und Ihrem überzeugenden Auftreten beeindruckt haben, würden wir Sie gerne in unseren Talent-Pool aufnehmen. Sind Sie damit einverstanden, dann schicken Sie uns bitte die Einverständniserklärung zur Speicherung Ihrer Daten unterschrieben zurück. Sollten wir in naher Zukunft eine Stelle haben, die Ihrem fachlichen Profil entspricht, melden wir uns gerne wieder bei Ihnen.
