Aufräumen mit System: Die 5S-Methode für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

Unter Stress lässt man schnell mal Sachen liegen, versäumt das Aufräumen und findet wichtige Dokumente oder Notizen nicht mehr. Dass dies negative Auswirkungen auf das allgemeine Befinden hat, ist mittlerweile allseits bekannt. Besonders wichtig ist die Ordnung dabei am Arbeitsplatz.

Die Arbeitsplatzgestaltung steigert Effektivität und Wohlbefinden

Wer an einem unordentlichen oder gar dreckigen Arbeitsplatz aktiv ist, schränkt seine Konzentration und gedankliche Ordnung ein. Unordnung lenkt vom eigentlichen Aufgabenfeld ab und verlangsamt die Arbeit. Das ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber ein Problem.

Wenn an deinem Arbeitsplatz oder dem deiner Angestellten Unordnung herrscht, kann sich dies auf Dauer in deinem Gemütszustand oder eben jenem deiner Angestellten widerspiegeln. Man ist schneller erschöpft, unglücklich, überfordert. Der Stresspegel steigt, insbesondere, wenn man ansonsten ein ordnungsliebender Mensch ist. Die Unordnung muss nicht unbedingt die Ursache sein, vielmehr kann sie als Symptom der eigenen Überlastung gesehen werden.

Bist du bereit, den Teufelskreis aus Unzufriedenheit und Unordnung zu verlassen?

Die 5S-Methode im Detail

Die 5S-Methode zielt darauf ab, die Produktivität und Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Arbeitsqualität zu optimieren. Mithilfe von kontinuierlichen Anpassungen wird die Arbeitsumgebung Schritt für Schritt optimiert. Eingeteilt wird die Aufbesserung entsprechend der Begriffsbezeichnung in fünf Schritte.

Entwickelt wurde das System in Japan. Es lässt sich schnell und ohne großen Aufwand umsetzen. Ursprünglich wurde das 5S-System für Produktionsstätten, wie Fabriken und Werkstätten entwickelt. Die Elemente bauen aufeinander auf, bilden einen Kreislauf und können so immer weiter optimiert werden. Doch wofür steht 5S nun eigentlich?

Die Bedeutung der 5S

Die Buchstaben stehen für die Wörter:

• Seiri (Sortieren)
• Seiton (Systematisieren)
• Seiso (Säubern)
• Seiketsu (Standardisieren)
• Shitsuke (Sicherstellen)

Jeder der fünf Schritte ist darauf ausgerichtet, Effizienz und Qualität durch klare Strukturen und konsequente Umsetzung zu verbessern. Durch Seiri werden unnötige Elemente entfernt, um den Fokus auf die wesentlichen Arbeitsmittel zu lenken. Das Seiton sorgt für eine logische Anordnung, die Suchzeiten und Fehler reduziert. Seiso erhöht nicht nur die Sauberkeit, sondern fördert auch die Identifikation von Abweichungen oder Problemen.

Mit Seiketsu werden diese Praktiken in verbindliche Regeln überführt, die Konsistenz und Nachhaltigkeit gewährleisten. Schließlich schafft die Shitsuke die Grundlage für eine langfristige Einhaltung der Standards und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Ursprung der 5S-Methode in der Lean Production

Die 5S-Methode ist eng mit den Prinzipien der Lean – wie in schlank – Production verknüpft, einem Ansatz, der erstmals im Toyota-Produktionssystem in Japan entwickelt wurde. Lean Production zielt darauf ab, durch die Minimierung von Verschwendung, Muda genannt, und die Fokussierung auf Wertschöpfung eine maximale Effizienz in der Produktion zu erreichen.

Durch die Ressourcenknappheit nach dem Krieg war Toyota gezwungen, die Produktionsmechanismen zu optimieren und die Qualität der Produkte zu steigern. Begründer wie Taiichi Ohno und Shigeo Shingo integrierten Werkzeuge, die neben der 5S-Methode auch das Kaizen (kontinuierliche Verbesserung) und die Just-in-Time-Methode (JIT) enthält, in ein umfassendes Produktionssystem, das nun als Lean Production bekannt ist.

6S und 7S: Wie sich die Technik erweitern lässt

Die 6S Methode erweitert das System um den Aspekt der Sicherheit. Hier soll zusätzlich zum allgemein reduzierten Gefahrenrisiko durch beispielsweise entfernte Stolperrisiken, für die Integration von Sicherheitsmaßnahmen gesorgt werden.

Wer noch einen Schritt weiter gehen will, findet im 7S noch den Fokuspunkt des Umweltschutzes vor. Unter Sustainability werden alle Maßnahmen der Nachhaltigkeit integriert. Der Fokus liegt dabei auf der Entwicklung und Umsetzung nachhaltiger Prozesse und Praktiken, die nicht nur Ressourcen schonen, sondern auch langfristig ökologisch und ökonomisch sinnvoll sind.

Wer sich an den Regeln des 5S orientiert, arbeitet üblicherweise bereits nachhaltig und sicher. Dennoch kann es nicht schaden, diese Punkte explizit im Blick zu behalten.

Vorteile und Herausforderungen der 5S-Methode

Folgend sollen in Kurzform die Vorteile und Herausforderungen benannt werden, die eine Umstellung auf das 5S-System mit sich bringt. Die Vorteile überwiegen bei Weitem, sodass eine Implementierung auf lange Sicht für die meisten Unternehmen zu empfehlen ist.

Vorteile:

• Eine Implementierung kann innerhalb weniger Tage stattfinden.
• Die Produktivität wird erhöht.
• Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigt.
• Stress wird reduziert.
• Durch die Zeitersparnis lassen sich Kosten sparen.
• Online lässt sich eine Vielzahl an Checklisten finden.
• Die Arbeitssicherheit steigt. So empfinden laut einer Umfrage 78 % der Befragten eine Verbesserung der Arbeitssicherheit vor.

Herausforderungen:

• Eine zu starke Regulierung beeinträchtigt die Arbeit.
• Die Einführung der 5S-Methode kann Zeit und Nerven kosten.
• Zu starke Orientierung an Arbeitsroutinen kann die Individualität der Mitarbeiter beeinträchtigen.

5S in der Praxis: Ein Anwendungsbeispiel

In folgendem Beispiel stellen wir uns einmal einen typischen Büroarbeitsplatz vor. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um den stationären Arbeitsplatz im Büro oder ein Home-Office handelt. Die damit einhergehenden Probleme sind im heimischen Büro aufgrund größerer Streuung der Arbeitsmaterialien oftmals sogar größer.

Sortieren

Wenn dein Arbeitsplatz voller Dokumente und Gegenstände ist, sortiere diese aus bzw. lege diese gut sortiert an ihren vorgesehenen Platz. Insbesondere Unterlagen können in großen Stapeln schnell übersehen werden. Auf dem Tisch sollten nur Materialien liegen, die du täglich benötigst.

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Wenn du ein bis mehrmals wöchentlich auf ein Dokument oder ein Arbeitsmaterial zurückgreifen musst, lagerst du dies in einem Schubfach. Es ist hier leicht erreichbar, aber dennoch auf den ersten Blick nicht einsehbar. Benötigst du einen Gegenstand noch seltener, sollte dieser fernab deines Arbeitsplatzes gelagert werden. Nicht mehr benötigte Unterlagen, Gegenstände, Mails, Dokumente solltest du entsorgen bzw. löschen.

Systematisieren

Sorge für eine feste Platzierung deiner Gegenstände. Wenn ihr als Team mit Arbeitsgeräten umgeht, können gleich mehrere Personen vom System profitieren. Gemeinsam genutzte Dokumentablagen sollten innerhalb kürzester Zeit, also sobald es möglich ist, geleert werden.

Säubern

Dieser Schritt sollte selbsterklärend sein. Halte alles halbwegs sauber. Putze regelmäßig deinen Arbeitsplatz, reinige die Tastatur und deinen Monitor. Was oft übersehen wird, auch der Desktop kann zugemüllt werden, verzichte auf übermäßige und unnötige Icons und Dateien.

Standardisieren

Willst du auf Dauer Zeit sparen, kommst du über einen einmaligen höheren Zeitaufwand nicht herum. Es müssen Standards festgelegt und dokumentiert werden. Checklisten und Protokolle erlauben es auch Neuankömmlingen und Vertretungen, feste Arbeitsabläufe einzuhalten. Im Büro könnte eine Regel darin bestehen, dass alle digitalen Dokumente in einem klar definierten Ordnersystem gespeichert werden, welches nach Kategorien wie „Kunden“, „Projekte“ und „Rechnungen“ strukturiert ist.

Jede Datei wird nach einem festgelegten Namensschema benannt, z. B. „Projektname_Kundennummer_Datum“. Dies ermöglicht es allen Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Einarbeitungszeit, benötigte Unterlagen schnell zu finden und Arbeitsprozesse effizient fortzuführen.

Sicherstellen

Zum Abschluss ist es wichtig, dass die Prinzipien des 5S sichergestellt und fortgeführt werden. Standards müssen regelmäßig geprüft und geschult werden. Der dafür nötige Zeitaufwand wird durch die Ersparnisse bei der Arbeit um ein Vielfaches ausgeglichen.

Als besonders hilfreich haben sich Audits herausgestellt. Diese unabhängig überprüften Untersuchungen zeigen dem Vorgesetzten auf, welche Standards wie erfüllt werden.

Checkliste für 5S-Audits: Sicherstellen von Standards

Eine Auditcheckliste ist ein zentrales Element der 5S-Methode, um sicherzustellen, dass die implementierten Standards eingehalten und kontinuierlich verbessert werden. Sie fördert die Nachhaltigkeit der Methode, indem sie Schwachstellen aufzeigt und Verantwortlichkeiten klärt.

In Bezug auf die 5S-Methode sollten Fragen und Kriterien für jede der fünf Punkte festgelegt werden. Hier ein paar Beispiele:

Sortieren:

• Sind alle unnötigen Materialien oder Werkzeuge entfernt?
• Werden nur die benötigten Gegenstände am Arbeitsplatz aufbewahrt?

Systematisieren:

• Haben alle Werkzeuge und Materialien einen festen Platz?
• Sind die Aufbewahrungsorte klar beschriftet und leicht zugänglich?

Säubern:

• Ist der Arbeitsplatz sauber und frei von Verschmutzungen?
• Werden Reinigungspläne regelmäßig eingehalten?

Standardisieren:

• Sind die Standards gut dokumentiert und sichtbar?
• Halten alle Mitarbeiter die festgelegten Prozesse ein?

Selbstdisziplin:

• Werden regelmäßige Schulungen durchgeführt, um die 5S-Prinzipien zu stärken?
• Gibt es Mechanismen, um langfristige Disziplin zu fördern?

Zu jeder Frage müssen Bewertungskriterien festgelegt werden. Dies kann ein Punktesystem oder eine Prozentskala sein. Nach dem Audit werden die Ergebnisse analysiert und Maßnahmen zur Behebung von Schwachstellen ausgearbeitet.

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